AUDITORIA DE SOFTWARE, EVITANDO RIESGOS PARA LAS EMPRESAS

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AUDITORIA PREVENTIVA DE SOFTWARE

La BSA (Business Software Alliance), que es la defensora de la industria del Software, ha intensificado los operativos antipiratería en nuestro país y, según dio a conocer más del 50% de los programas usados son copias ilegales, habiéndose detectado además que un alarmante número de empresas hacen uso de estos, sin tener conocimiento de ello, debido principalmente, al poco o nulo control en la administración de programas de cómputo. En otras palabras, no siempre es la intención, si no más bien la ignorancia uno de los principales aliados de la piratería.

Pero, en tales condiciones, si no se trata de la adquisición de softwares ilegales premeditadamente, ¿qué es lo que origina que una empresa utilice softwares piratas?

Entre las razones más comunes destacan:

1. Ausencia de controles de adquisición y administración de hardware y software en la empresa

2. Carencia de políticas de uso y administración de programas de cómputo

3. Falta de medios de control y medios correctivos, sobre instalaciones eventuales o no autorizadas, realizadas por el personal de la empresa

4. Desconocimiento de las políticas de uso de software, por parte de usuarios y administradores, así como sus alcances legales

5. Ignorancia sobre la importancia de la documentación que ampara la legal adquisición de todos y cada uno de los programas utilizados por la empresa

Ante esta situación, resulta recomendable que las empresas y negocios que utilicen este tipo de programas se sometan periódicamente a las denominadas auditorías preventivas de software, cuyos beneficios, entre otros, son los siguientes:

• Detección de todo el software ilegal en la empresa

• Regularización voluntaria sin el pago de multas e indemnizaciones, ni gastos por asesoramiento jurídico

• Regularización planeada en periodos y a bajo costo

• Importantes ahorros al detectar software innecesario

• Evitar la instalación descontrolada por parte del personal al establecer políticas de instalación y compra

• Ahorros substanciales al comprar software por volumen

• Posibilidad de evaluar alternativas de software libre en tareas y funciones no críticas

• La tranquilidad de contar con un inventario de hardware y software actualizado

• Contar con un archivo físico de licencias y facturas que amparen la legal adquisición de los programas de cómputo

• Permite un mejor control de cambios tecnológicos eliminando los problemas de comunicación y transferencia de datos

• Se obtiene el máximo provecho de los recursos de hardware y software de la empresa evitando gastos innecesarios

• Se establecen controles y metodologías específicas para futuras evaluaciones y adquisiciones de software.

Resulta especialmente adecuado realizar una auditoría preventiva de software, considerando el hecho de que, si una empresa se enfrenta con un operativo antipiratería sin estar preparada y se encontraran irregularidades dentro de su sistema, las consecuencias podrían ser, en mayor o menor grado, cualquiera de las siguientes que se enumeran a continuación:

• INDEMNIZACION.- No menor al 40% del precio de venta al público, considerando el costo del producto original, con independencia del resto de las sanciones que procedan.

• MULTA ADMINISTRATIVA.- Hasta por el importe de 20,000 UMAS, $ 1´737´600.00

• PENAS CORPORALES.- En el Código Penal Federal, ya se encuentra tipificado como delito de piratería, la reproducción no autorizada de obras autorales, con una pena corporal de 3 a 10 años de prisión y multas de $ 173,760.00 a $ 1´737´600.00 

• ASEGURAMIENTO DE SU EQUIPO.- Aseguramiento de todo el equipo que no cuente con las licencias y facturas que amparen su legal adquisición; lo que significa que durante todo el proceso, las computadoras y servidores no podrán ser utilizados, por lo que la información de las empresas almacenadas en el equipo, también se encontrará asegurada.

• EXHIBICIÓN DE FIANZA.- Como parte del procedimiento de aseguramiento, a efecto de poder liberar el equipo de cómputo de la empresa para seguir operando, es necesario tramitar y ofrecer una fianza para garantizar las posibles afectaciones a los titulares de las licencias de software, lo que implica gestiones, gastos y tiempo para su realización.

• CONSECUENCIAS TECNOLOGICAS.- El uso de software no original expone a las empresas a fallas y deficiencias difíciles de prever, al no contar con la debida asistencia técnica ni controles de protección y seguridad que ofrece el software original.

• DAÑO A LA IMAGEN.- El hecho de que una empresa se encuentre involucrada en un procedimiento de infracción o delito relacionado con el uso de software ilegal, de manera irreversible causa una seria afectación en el prestigio e imagen de la empresa, acarreando con ello la pérdida de confianza de clientes y proveedores.

Derivado de la problemática expuesta anteriormente, ofrecemos distintas alternativas y opciones de auditorías preventivas de software al público, que se traducen en la tranquilidad de poder recibir un operativo antipiratería, estando seguros de que no se tendrá ninguna contingencia económica, legal, tecnológica o de imagen.

Normalmente los programas de detección se dividen en las siguientes fases, buscando estructurar un plan con estrategias preventivas:

I.- FASE DE DETECCIÓN.- Basada en la infraestructura tecnológica, humana y organizacional, para determinar el grado de exposición de una empresa al uso de software ilegal, así como las soluciones idóneas.

II.- FASE CORRECTIVA.- Corresponde a la regularización de la situación legal del software en la empresa, haciéndole llegar una propuesta clara y precisa de soluciones a la medida de su situación.

III.- FASE PREVENTIVA.- Esta procede una vez que se ha resuelto la problemática existente dentro de la empresa, y tiene como propósito fundamental la implementación de políticas de uso y administración de activos de software.

Evite infringir en ilegalidades, si tiene una empresa o tiene planes de constituirla, considere no sólo la importancia de la adquisición de equipos de software originales, sino que además se asegure de estar correctamente asesorado para evitar cualquier tipo de problemática, y tener un plan certero que contribuya al crecimiento de su negocio legalmente y con miras a crecer en el panorama de las relaciones comerciales del mundo en la actualidad.

Para más información sobre este servicio dirígase a la sección de Auditorias en nuestro  sitio web.

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